Gdańsk, dnia 15.10.2019 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

Muzeum Gdańska, 80-831 Gdańsk ul. Długa 46/47 zaprasza do złożenia oferty na:

Usługę prowadzenia Archiwum Zakładowego.

Informacje dotyczące przedmiotu zamówienia

Usługa archiwizacji dokumentów musi być zrealizowana zgodnie z przepisami prawa w szczególności zgodnie z:

- ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 1446 z poźn. Zm.) oraz aktami wykonawczymi wydanymi na podstawie tej ustawy,

- ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1000);

- instrukcją kancelaryjną oraz jednolitym rzeczowym wykazem akt.

Realizacja przedmiotu zamówienia

1.     Przedmiotem zamówienia jest:

1)    Uporządkowanie dokumentacji aktowej znajdującej się w Archiwum Zakładowym, stanowiącej materiały archiwalne (kat. A) oraz dokumentację niearchiwalną (kat. B);

2)    Przyjmowanie oraz archiwizowanie dokumentacji przekazywanej z komórek organizacyjnych Muzeum zgodnie z przepisami kancelaryjno – archiwalnymi Muzeum oraz opracowanie rocznego harmonogramu realizacji tego zadania;

3)    Bieżące ewidencjonowanie dokumentacji, zgormadzonej w Archiwum Zakładowym;

4)    Udostępnianie i wypożyczanie akt zgromadzonych w Archiwum Zakładowym;

5)    Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej bądź jej rekwalifikacja oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia, po uzyskaniu zgody właściwego Archiwum Państwowego;

6)    Przygotowanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego Archiwum Państwowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami i wynikających z nich terminami;

7)    Zarządzanie powierzchnią użytkową oraz warunkami panującymi w pomieszczeniu Archiwum Zakładowego;

8)    Sporządzanie sprawozdań z zarządzania dokumentacją w Archiwum Zakładowym wraz z zestawieniem ilościowym zasobu Archiwum z podziałem na kategorie archiwalne, uwzględniających:

·         dokumentację przejętą z komórek organizacyjnych,

·         dokumentację udostępnioną i wypożyczoną;

·         dokumentację niearchiwalną przekazaną do zniszczenia;

·         materiały archiwalne przekazane do właściwego Archiwum Państwowego;

·         terminowa realizacja zaleceń pokontrolnych właściwego Archiwum Państwowego.

9)    Wsparcie merytoryczne dla komórek organizacyjnych Muzeum dotyczące właściwej klasyfikacji dokumentacji zgodnie z obowiązującym jednolitym rzeczowym wykazem akt.

2.     W celach informacyjnych Zamawiający udostępnia wraz z dokumentacją obowiązujący JRWA oraz Instrukcję kancelaryjną;

3.     Wszystkie niezbędne do wykonania usługi materiały, takie jak m.in. teczki bezkwasowe, pudła aktowe z litej tektury zapewni Wykonawca.

Termin realizacji zamówienia:

1.     Od dnia 02.01.2020 r. do dnia 31.12.2020 r.

2.     Szacowana maksymalna liczba świadczenia usługi w miesiącu nie przekroczy 40 godzin

Miejsce realizacji zamówienia

Muzeum Gdańska, 80-831 Gdańsk ul. Długa 46/47 w godzinach pracy muzeum od poniedziałku do piątku w godz. od 8:00 do 16:00, jednakże zakładany czas wykonywania usługi nie powinien przekroczyć 40 godzin w miesiącu.

Warunki udziału w postępowaniu:

1.     Wykonawca musi posiadać co najmniej:

·         Wykształcenie: ukończone studia o kierunku archiwistyka lub historyczne ze specjalnością archiwistyczną, studium o kierunku archiwistyka lub ukończone kursy kancelaryjno - archiwalne;

·         Doświadczenie zawodowe: minimum 2 lata doświadczenia zawodowego w zakresie prowadzenia archiwum zakładowego w instytucji publicznej wraz z podaniem ich wartości, dat wykonania i podmiotów na rzecz usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane.

Informacje o terminie i sposobie składania ofert:

1.     Ofertę cenową należy złożyć na Formularzu ofertowym – załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, do dnia 23.10.2019 r. do godz. 12:00 w kancelarii Muzeum lub na adres email: zam.publiczne@muzeumgdansk.pl z oznaczeniem: „Oferta na prowadzenie archiwum zakładowego”.

2.     Do oferty należy dołączyć wykaz usług – załącznik nr 2 do zapytania ofertowego oraz oświadczenie – załącznik nr 3 do zapytania ofertowego.

Kryteria oceny ofert:

1.     Cena – 80%

Maksymalna ilość punktów przyznawanych wg kryterium wynosi 80 pkt. Sposób oceny ofert nastąpi wg poniższego wzoru:

Najniższa oferowana cena --------------------------------------- x 80 pkt cena badanej oferty

2.     Doświadczenie – 20%

Maksymalna ilość punktów przyznawanych wg kryterium wynosi 20 pkt. Punkty w tym kryterium będą przyznawane w następujący sposób:

1)    2 lata doświadczenia w prowadzeniu archiwum zakładowego w instytucji publicznej - 0 pkt

2)    3 lata doświadczenia w prowadzeniu archiwum zakładowego w instytucji publicznej - 10 pkt

3)    4 lata doświadczenia w prowadzeniu archiwum zakładowego w instytucji publicznej -15 pkt

4)    Powyżej 4 lat doświadczenia w prowadzeniu archiwum zakładowego w instytucji publicznej -20 pkt

Informacje o formalnościach jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy.

1.     Przed podpisaniem umowy Wykonawca przedstawi do wglądu kopię dyplomu ukończenia studiów/studium lub kursów.

2.     Zawarcie umowy nastąpi wg wzoru Zamawiającego – załącznik nr 4 do zapytania ofertowego.

3.     Postanowienia ustalone we wzorze umowy nie podlegają negocjacjom.

4.     Termin podpisania umowy wyznaczy Zamawiający powiadamiając o tym Wykonawcę w formie e-mail lub telefonicznie z minimum 3 dniowym wyprzedzeniem.

Osoby do kontaktów z Wykonawcami:

1.     Beata Skrzecz, tel. 512 418 729 – sprawy merytoryczne

2.     Elżbieta Miłosierna, tel. 531 062 867 – sprawy proceduralne

Klauzula informacyjna z art. 13 RODO

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1)   administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Muzeum Gdańska, 80-831 Gdańsk ul. Długa 46/47;

2) administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych jest Pan Piotr Stój, z którym można skontaktować się pod adresem mailowym: abi@muzeumgdansk.pl;

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z zapytaniem ofertowym nr ………………………..;

4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm.), dalej „ustawa Pzp”;

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

8) posiada Pani/Pan:

−      na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

−      na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ^**;

−      na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;

−      prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

9)   nie przysługuje Pani/Panu:

−      w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

−      prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

−      na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.