Rejestry, ewidencja, archiwa
Kancelaria Muzeum Gdańska prowadzi:
- dziennik korespondencyjny,
- zeszyt kontroli zewnętrznych,
- rejestr Zarządzeń Dyrektora,
- rejestr zezwoleń na przebywanie w obiektach Muzeum,
- rejestr wysyłanej korespondencji pocztowej,
- rejestr wydanych znaczków pocztowych,
- rejestr wydanych biletów komunikacji miejskiej,
- rejestr posiadaczy złotych i srebrnych kart VIP Muzeum.
- rejestr zawartych umów na udostępnianie praw do publikacji obiektów ze zbiorów Muzeum Gdańska.
Dział Inwentarzy Muzealiów prowadzi i przechowuje:
- umowy darowizny obiektów, przekazy, protokoły przekazania,
- oferty sprzedaży eksponatów,
- protokoły z posiedzeń Komisji ds. Pozyskiwania Muzealiów,
- umowy i protokoły użyczenia,
- protokoły użyczenia do konserwacji,
- umowy depozytowe.
Ponadto Dział Inwentarzy Muzealiów administruje pod względem merytorycznym program komputerowy do ewidencji zbiorów muzealnych MUSNET, gdzie przechowywane są metadane i wizerunki muzealiów z kolekcji Muzeum Gdańska.
Pracownicy Oddziałów Muzeum Gdańska oraz Działu Historii i Działu Konserwacji Zbiorów prowadzą dodatkowo:
- księgi inwentarzowe muzealiów,
- księgi depozytowe muzealiów,
- karty ewidencyjne muzealiów wraz z fotografiami,
- rejestry muzealiów,
- ewidencje prowadzonych kwerend zewnętrznych i wewnętrznych,
- rejestr wejść do magazynów gdzie znajdują się muzealia,
- dokumentację wewnętrzną pism, scenariuszy wystaw itp.
- rejestr stanowisk archeologicznych, gdzie Muzeum prowadziło prace,
- rejestr dokumentacji archeologicznej.
Dział Marketingu prowadzi:
- rejestry materiałów promocyjnych nagrywanych na potrzeby Muzeum,
- kalendaria wystaw, wydarzeń i wykładów w Muzeum,
- rejestr prowadzonych tłumaczeń na potrzeby Muzeum.
Zasady udostępniania:
Dane zawarte w księdze inwentarzowej, depozytowej oraz rejestrze muzealiów są udostępniane do celów badawczych i naukowych, na pisemny wniosek z uzasadnieniem, kierowany do Dyrektora Muzeum. Udostępniane dane są do wglądu w Muzeum.
Pozostałe rejestry udostępniane są wyłącznie na pisemny wniosek kierowany do Dyrektora Muzeum.
Udostępniane są dane za wyjątkiem informacji niejawnych oraz mających wpływ na bezpieczeństwo zbiorów.