Gdańsk, dnia 15.10.2019 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
Muzeum Gdańska, 80-831 Gdańsk ul. Długa 46/47 zaprasza do złożenia oferty na:
Usługę prowadzenia Archiwum Zakładowego.
Informacje dotyczące przedmiotu zamówienia
Usługa archiwizacji dokumentów musi być zrealizowana zgodnie z przepisami prawa w szczególności zgodnie z:
- ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 1446 z poźn. Zm.) oraz aktami wykonawczymi wydanymi na podstawie tej ustawy,
- ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1000);
- instrukcją kancelaryjną oraz jednolitym rzeczowym wykazem akt.
Realizacja przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest:
1) Uporządkowanie dokumentacji aktowej znajdującej się w Archiwum Zakładowym, stanowiącej materiały archiwalne (kat. A) oraz dokumentację niearchiwalną (kat. B);
2) Przyjmowanie oraz archiwizowanie dokumentacji przekazywanej z komórek organizacyjnych Muzeum zgodnie z przepisami kancelaryjno – archiwalnymi Muzeum oraz opracowanie rocznego harmonogramu realizacji tego zadania;
3) Bieżące ewidencjonowanie dokumentacji, zgormadzonej w Archiwum Zakładowym;
4) Udostępnianie i wypożyczanie akt zgromadzonych w Archiwum Zakładowym;
5) Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej bądź jej rekwalifikacja oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia, po uzyskaniu zgody właściwego Archiwum Państwowego;
6) Przygotowanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego Archiwum Państwowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami i wynikających z nich terminami;
7) Zarządzanie powierzchnią użytkową oraz warunkami panującymi w pomieszczeniu Archiwum Zakładowego;
8) Sporządzanie sprawozdań z zarządzania dokumentacją w Archiwum Zakładowym wraz z zestawieniem ilościowym zasobu Archiwum z podziałem na kategorie archiwalne, uwzględniających:
· dokumentację przejętą z komórek organizacyjnych,
· dokumentację udostępnioną i wypożyczoną;
· dokumentację niearchiwalną przekazaną do zniszczenia;
· materiały archiwalne przekazane do właściwego Archiwum Państwowego;
· terminowa realizacja zaleceń pokontrolnych właściwego Archiwum Państwowego.
9) Wsparcie merytoryczne dla komórek organizacyjnych Muzeum dotyczące właściwej klasyfikacji dokumentacji zgodnie z obowiązującym jednolitym rzeczowym wykazem akt.
2. W celach informacyjnych Zamawiający udostępnia wraz z dokumentacją obowiązujący JRWA oraz Instrukcję kancelaryjną;
3. Wszystkie niezbędne do wykonania usługi materiały, takie jak m.in. teczki bezkwasowe, pudła aktowe z litej tektury zapewni Wykonawca.
Termin realizacji zamówienia:
1. Od dnia 02.01.2020 r. do dnia 31.12.2020 r.
2. Szacowana maksymalna liczba świadczenia usługi w miesiącu nie przekroczy 40 godzin
Miejsce realizacji zamówienia
Muzeum Gdańska, 80-831 Gdańsk ul. Długa 46/47 w godzinach pracy muzeum od poniedziałku do piątku w godz. od 8:00 do 16:00, jednakże zakładany czas wykonywania usługi nie powinien przekroczyć 40 godzin w miesiącu.
Warunki udziału w postępowaniu:
1. Wykonawca musi posiadać co najmniej:
· Wykształcenie: ukończone studia o kierunku archiwistyka lub historyczne ze specjalnością archiwistyczną, studium o kierunku archiwistyka lub ukończone kursy kancelaryjno - archiwalne;
· Doświadczenie zawodowe: minimum 2 lata doświadczenia zawodowego w zakresie prowadzenia archiwum zakładowego w instytucji publicznej wraz z podaniem ich wartości, dat wykonania i podmiotów na rzecz usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane.
Informacje o terminie i sposobie składania ofert:
1. Ofertę cenową należy złożyć na Formularzu ofertowym – załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, do dnia 23.10.2019 r. do godz. 12:00 w kancelarii Muzeum lub na adres email: zam.publiczne@muzeumgdansk.pl z oznaczeniem: „Oferta na prowadzenie archiwum zakładowego”.
2. Do oferty należy dołączyć wykaz usług – załącznik nr 2 do zapytania ofertowego oraz oświadczenie – załącznik nr 3 do zapytania ofertowego.
Kryteria oceny ofert:
1. Cena – 80%
Maksymalna ilość punktów przyznawanych wg kryterium wynosi 80 pkt. Sposób oceny ofert nastąpi wg poniższego wzoru:
Najniższa oferowana cena --------------------------------------- x 80 pkt cena badanej oferty
2. Doświadczenie – 20%
Maksymalna ilość punktów przyznawanych wg kryterium wynosi 20 pkt. Punkty w tym kryterium będą przyznawane w następujący sposób:
1) 2 lata doświadczenia w prowadzeniu archiwum zakładowego w instytucji publicznej - 0 pkt
2) 3 lata doświadczenia w prowadzeniu archiwum zakładowego w instytucji publicznej - 10 pkt
3) 4 lata doświadczenia w prowadzeniu archiwum zakładowego w instytucji publicznej -15 pkt
4) Powyżej 4 lat doświadczenia w prowadzeniu archiwum zakładowego w instytucji publicznej -20 pkt
Informacje o formalnościach jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy.
1. Przed podpisaniem umowy Wykonawca przedstawi do wglądu kopię dyplomu ukończenia studiów/studium lub kursów.
2. Zawarcie umowy nastąpi wg wzoru Zamawiającego – załącznik nr 4 do zapytania ofertowego.
3. Postanowienia ustalone we wzorze umowy nie podlegają negocjacjom.
4. Termin podpisania umowy wyznaczy Zamawiający powiadamiając o tym Wykonawcę w formie e-mail lub telefonicznie z minimum 3 dniowym wyprzedzeniem.
Osoby do kontaktów z Wykonawcami:
1. Beata Skrzecz, tel. 512 418 729 – sprawy merytoryczne
2. Elżbieta Miłosierna, tel. 531 062 867 – sprawy proceduralne
Klauzula informacyjna z art. 13 RODO
1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Muzeum Gdańska, 80-831 Gdańsk ul. Długa 46/47;
2) administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych jest Pan Piotr Stój, z którym można skontaktować się pod adresem mailowym: abi@muzeumgdansk.pl;
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z zapytaniem ofertowym nr ………………………..;
4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm.), dalej „ustawa Pzp”;
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8) posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9) nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.