Rejestry, ewidencja, archiwa

Kancelaria Muzeum Gdańska prowadzi:

• dziennik korespondencyjny,
• zeszyt kontroli zewnętrznych,
• rejestr Zarządzeń Dyrektora,
• rejestr zezwoleń na przebywanie w obiektach Muzeum,
• rejestr wysyłanej korespondencji pocztowej,
• rejestr wydanych znaczków pocztowych,
• rejestr wydanych biletów  komunikacji miejskiej,
• rejestr posiadaczy złotych i srebrnych kart VIP Muzeum.
• rejestr zawartych umów na udostępnianie praw do publikacji obiektów ze zbiorów Muzeum Gdańska.

 Dział Inwentarzy Muzealiów prowadzi i przechowuje:

• umowy darowizny obiektów, przekazy, protokoły przekazania,
• oferty sprzedaży eksponatów,
• protokoły z posiedzeń Komisji ds. Pozyskiwania Muzealiów,
• umowy i protokoły użyczenia,
• protokoły użyczenia do konserwacji,
• umowy depozytowe.

Ponadto Dział Inwentarzy Muzealiów administruje pod względem merytorycznym program komputerowy do ewidencji zbiorów muzealnych MUSNET, gdzie przechowywane są metadane i wizerunki muzealiów z kolekcji Muzeum Gdańska.

Pracownicy Oddziałów Muzeum Gdańska oraz Działu Historii i Działu Konserwacji Zbiorów prowadzą dodatkowo:

• księgi inwentarzowe muzealiów,
• księgi depozytowe muzealiów,
• karty ewidencyjne muzealiów wraz z fotografiami,
• rejestry muzealiów,
• ewidencje prowadzonych kwerend zewnętrznych i wewnętrznych,
• rejestr wejść do magazynów gdzie znajdują się muzealia,
• dokumentację wewnętrzną pism, scenariuszy wystaw itp.

• rejestr stanowisk archeologicznych, gdzie Muzeum prowadziło prace,
• rejestr dokumentacji archeologicznej.

 Dział Marketingu prowadzi:

• rejestry materiałów promocyjnych nagrywanych na potrzeby Muzeum,
• kalendaria wystaw, wydarzeń i wykładów w Muzeum,
• rejestr prowadzonych tłumaczeń na potrzeby Muzeum.

Zasady udostępniania:

Dane zawarte w księdze inwentarzowej, depozytowej oraz rejestrze muzealiów są udostępniane do celów badawczych i naukowych, na pisemny wniosek z uzasadnieniem, kierowany do Dyrektora Muzeum. Udostępniane dane są do wglądu w Muzeum.

Pozostałe rejestry udostępniane są wyłącznie na pisemny wniosek kierowany do Dyrektora Muzeum.

Udostępniane są dane za wyjątkiem informacji niejawnych oraz mających wpływ na bezpieczeństwo zbiorów.